Contratar freelancers

Cuando estás iniciando un negocio, un aspecto muy importante es ahorrar dinero minimizando costos operativos y maximizando resultados.

La razón es que debes mantener tu negocio a flote mientras alcanzas el punto de equilibrio y generas más clientes. Por tanto, el tema de la administración y el dinero son fundamentales. Algunas entidades, como la CEPAL (Comisión Económica para América Latina y el Caribe), han determinado, a través de sus estudios, que aproximadamente un 70 u 80% de las nuevas empresas debe cerrar operaciones antes de cumplir 5 años de existencia.

Si se piensa en causas externas, podría hablarse de altas tasas de impuestos, una fuerte competencia dentro del mercado, difícil acceso a créditos y la falta de liquidez como una de las más importantes.

Sin embargo, casi siempre las causas son internas: una administración deficiente, inexperiencia en negocios, una mala estrategia de crecimiento y gastos innecesarios son factores que pueden influir negativamente y llevar al cierre de una empresa. De modo que la mejor forma de minimizar dicho riesgo es contar con la asesoría de expertos en pequeñas y medianas empresas a la vez que se intenta mantener pequeño al equipo de trabajo.

¿Cómo empezar?

Muy sencillo: Una buena estrategia es la subcontratación de la mayoría de servicios posible. De esta forma tu negocio cuenta con la ayuda que necesita en cualquier área y solo se paga cuando el servicio sea requerido.

¿Cuándo contratar un freelancer?

No siempre es fácil saber si realmente necesitas subcontratar ayuda externa para tu nuevo emprendimiento o negocio. Si te preguntas cuándo es un buen momento para subcontratar, puedes considerar las siguientes ocasiones:

1. Cuando la tarea no sea crítica, pero tome mucho tiempo

Si alguna tarea a realizar es teóricamente fácil de hacer, pero sabes que te tomará mucho tiempo, puedes contratar un freelancer para realizarla. Hablamos de cosas como recolectar correos electrónicos y crear una base de datos, enviar correos de email marketing, un diseño de logo, dar formato y preparar una presentación, redactar un tema para tu blog, temas contables y legales, entre otros. Contratar un freelancer para estos tipos de trabajo te ayuda a ahorrar tiempo y optimizar costos, ya que te permite realizar trabajo más productivo para tu negocio puesto que te puedes dedicar al núcleo del negocio.

2. Cuando no sea algo que hagas a diario

Hay tareas dentro de todo negocio que, si bien se realizan con cierta frecuencia, no necesariamente se hacen a diario. Un error común para estos casos es contratar a una persona de planta para delegarle el trabajo, pero como no es frecuente, el resto del tiempo son horas muertas que derivan en la asignación de tareas inútiles. Esto resulta en mayores costos de planilla para tu negocio, con poca retribución a cambio. Por eso, este es otro de los casos en los que puedes ahorrar dinero pagando sólo por tarea realizada.

Debes considerar que si contratas a alguien a tiempo fijo para una tarea que es ocasional, no te gustará sentir que estás pagándole por “calentar la silla” para tareas eventuales.

3. Cuando necesites la asesoría de un profesional

Si aún tienes poca experiencia como emprendedor, de seguro vas a necesitar ayuda sobre cómo realizar los diferentes procesos dentro de tu trabajo; alguien que te ayude a organizarte y elaborar un plan estratégico. Para ello, puedes subcontratar la ayuda de un consultor freelance en el área que necesites ayuda. Naturalmente, tener fijo los servicios de un consultor en planilla siendo un pequeño negocio sería imposible, pero puedes contar con la ayuda de un profesional contratando freelance solo cuando lo requieras. La idea de contratar un consultor es que te oriente sobre cómo optimizar las tareas administrativas, organizar al equipo, dar seguimiento a tus proyectos, etc, elaborando un plan de acción para que tú lo vayas ejecutando.

4. Cuando sea algo que tu equipo no pueda hacer

Hay ocasiones en las que se presenta una tarea inusual dentro de tu negocio o resulta que hay un aspecto técnico que un cliente solicita y que ni tú ni tu equipo saben realizar. El error que se comente en estos casos es delegárselo a alguien interno para salir del apuro.

Sin embargo, esto suele tener el efecto contrario al buscado: el trabajo no solo termina realizándose de forma más lenta, sino que la calidad del mismo no es la esperada. Esto último, suele resultar en reclamos y quejas de parte del cliente, o en todo caso en un deficiente resultado interno que te hará incurrir en gastos que no tenías contemplados.

Imagina esto: supón que un día quieres realizar un catálogo de servicios. Un diseñador gráfico te cobrará unos US$300 por un trabajo profesional y muy creativo, mientras que, si decides que lo haga alguien interno, gastarás por ejemplo US$300 en un software especializado e instalación, más el tiempo que la persona a quien se le haya asignado la tarea tarde en averiguar cómo se usa, más el tiempo que esta demore porque no lo sabe usar bien. Por tal razón no cabe duda: es mejor hacerlo con alguien profesional desde el principio.

5. Cuando se pueda manejar por internet

Existen muchas tareas y trabajos que actualmente solo requieren de una computadora e internet para realizarse. Por ejemplo, hacer presentaciones, enviar correos, diseñar, redactar documentos, escribir contenidos, darle mantenimiento a un sitio web, etc.

Para esos casos, resulta mucho más económico y cómodo contratar a una persona que realice el trabajo desde su casa y te lo entregue cuando esté listo.

Así es como funciona:

Puedes coordinar el trabajo a través de una video llamada y asignar tareas a cumplir en un determinado período de tiempo. De ese modo, mides el trabajo basado en resultados, que es lo que importa a fin de cuentas. Cuando subcontratas un freelancer para que trabaje desde su casa, tu negocio está ahorrando no sólo espacio, sino dinero en gastos energéticos, comprar o asignar equipo para la persona contratada, insumos de oficina y hasta gastos de cafetería.

Lo mejor de todo es que para este tipo de trabajo puedes contratar en línea a personas de cualquier lugar del mundo y solo pagas por el trabajo realizado, sin arriesgar tu dinero, gracias a la existencia de plataformas de trabajo freelance.

¿Qué aspectos tener en cuenta para contratar un freelancer?

A la hora de subcontratar un profesional freelance, ten en cuenta los siguientes aspectos para que puedas elegir al mejor:

1. Habilidades

Cuando presentes tu proyecto y el trabajo a realizar, especifícale al freelance que contrates qué conocimientos necesitas que tenga para llevarlo a cabo. Si este implica conocimientos técnicos, como normas a seguir, software especializado o estándares a los cuales haya que adherirse, asegúrate de consultarle si maneja el tema.

2. Portafolio

Solicita al candidato freelance un portafolio donde puedas verificar la calidad de su trabajo, así como si su estilo es de tu gusto. Una recomendación muy importante es que no veas solo trabajos similares al que tú le estés pidiendo, ni solo trabajos recientes. También es necesario observar proyectos hechos para clientes de rubros distintos al tuyo. De esta forma verificarás si su calidad es consistente y evaluar si en verdad te gusta su estilo de trabajo.

3. Experiencia

Existen algunas variables a considerar en cuanto a la experiencia del freelancer que contrates y depende del nivel de dificultad de la tarea a realizar. Si es un trabajo que no implica mayor dificultad llevar a cabo, puedes obtener un mejor precio por servicios profesionales con alguien que esté comenzando su carrera profesional, pero cuente con las habilidades necesarias.

En cambio, si es un proyecto delicado o que involucra muchos puntos clave a controlar, es mejor que busques un profesional de mayor trayectoria. Alguien que no solo haga el trabajo, sino que su experiencia le sirva para asesorarte sobre las mejores soluciones para tu negocio.

Toma estos detalles en cuenta a la hora de elegir a la persona externa que vas a contratar, comparando no solo el precio sino también la experiencia y calidad que pueda ofrecerte.

4. Confiabilidad

Cuando comienzas a trabajar con alguien, un aspecto fundamental es la confianza y el buen desempeño de su trabajo. Una de las ventajas de contratar un freelance es que puedes probar trabajar con una persona en cierta etapa de tu proyecto y continuar con él si te gusta su trabajo o cambiar, si no. Un freelancer puede llegar a comprometerse con tu empresa y con tus resultados tanto o más que el personal interno, ya que sus resultados ayudan a que tú sigas siendo su cliente.

La persona externa que contrates debe mostrar entusiasmo y buena disposición para trabajar, aportando nuevas ideas que aporten a que tu negocio mejore cada vez. Además, pregunta por su trayectoria e investiga su reputación con otros clientes para saber si es alguien que cumple y entrega un trabajo de calidad.

8 lecciones de negocios que podemos aprender de los Japoneses

Que no es necesario que las condiciones estén dadas para alcanzar el éxito y triunfar, a pesar de los múltiples obstáculos y dificultades que se atraviesan en el camino es algo que podemos dar como un hecho.

Mientras muchos le achacamos el no poder llevar a cabo un proyecto o realizar algo a las circunstancias y buscamos mil formas de justificarnos, existen incontables ejemplos de seres humanos alrededor del mundo que logran sobreponerse a situaciones que más que difíciles nos podrían llegar a parecer imposibles.

Como si fuera poco existe un país…  una isla para ser más exactos, en la que sus habitantes han tenido que luchar y hacer frente constantemente a la adversidad y a las más duras situaciones que cualquiera se podría imaginar. Y no, no es que la mayoría de estos sufran de algún tipo de discapacidad o algo por el estilo (aunque de seguro hay muchas de estas personas que nos sorprenden con logros inimaginables a cada momento), pero sí, históricamente han tenido que dar constantemente la pelea por sobrevivir y aprender a convivir con toda clase de dificultades.

Desde desastres naturales, hasta una devastación nuclear y dos guerras mundiales han sido parte del pasado y el presente de este país.

Aún así al día de hoy su economía está entre las tres más poderosas y no por nada (como si fuera poco lo que hemos dicho hasta el momento), es considerado un modelo para el mundo en diferentes aspectos.

Ese país cuyo nombre es Japón y que ha sabido enfrentarse y salir airoso de la dificultad en tantas ocasiones al igual que lo hacen tantas personas que vemos con frecuencia y que son ejemplos de superación, están ahí para enseñarnos que no hay obstáculo que sea capaz de resistir el poder de la determinación, ni mucho menos que exista excusa válida para justificar el no poder llevar a cabo algo o al menos intentarlo.

Es por eso que ante la magnitud de lo que representa para un país llegar a ser potencia y ser considerado un ejemplo en muchos sentidos para todo el mundo (más aún teniendo en cuenta las múltiples dificultades a las que se ha debido enfrentar como puntualmente ocurre en el caso de Japón), vale la pena analizar, a modo de aprendizaje, algunas lecciones que nos puede aportar esta nación asiática.

Las siguientes por ejemplo son algunas que podemos aprender a nivel empresarial y de negocios, aunque también por supuesto las podemos aplicar a nuestra vida:

1. En lugar de buscar ganar acosta de que la otra parte pierda, hay que enfocarse en cómo pueden ganar todos

Mientras en muchos países el “business are business” o “negocios son negocios” marcan la conducta y la actitud que se debe asumir frente a una negociación en muchos o la mayoría de los casos, para los japoneses la transparencia y la integridad son valores fundamentales dentro de su cultura, y eso por supuesto incluye los negocios.

Por tanto el buscar sacar ventaja de la otra parte o el estar dispuesto a perjudicar a alguien para sacar de eso un beneficio son cosas que simplemente no van con ellos.

Según dicen, el bien ser (actuar con honestidad y sinceridad), en conjunto con el bien hacer (realizar el trabajo en la forma correcta), trae como consecuencia el bien estar (autorrealización), lo que a su vez traerá el bien tener (recompensa económica).

2. Es más importante ser disciplinado que ser inteligente

Dice un célebre dicho en Japón que la disciplina tarde o temprano vence la inteligencia.

En un país donde la mayoría de las personas comparte esta creencia hasta el punto que podríamos decir que está metida en el ADN de cada uno de sus habitantes, no es que la mayoría de los japoneses sean genios como muchas personas pueden pensar… simplemente son disciplinados.

3. Siempre hay una mejor manera de hacer las cosas

Especialmente en el trabajo, los japoneses siempre han estado obsesionados con encontrar la mejor manera de hacer las cosas. Tanto es así, que han sido los encargados de crear el famoso método kaizen a través del cual compañías tanto japonesas como extranjeras han podido mejorar notablemente su productividad y lograr unos niveles de eficiencia sorprendentes.

Si bien en los próximos días estaremos escribiendo un post exclusivamente dedicado a hablar del tema, es importante que se plantee siempre cómo puede mejorar sus procesos y en general todo lo que hace, buscando una mayor eficiencia y una mejora continua.

Aún sin importar que tan bien puedan estar haciendo las cosas, las empresas en Japón usan un dicho: “Hoy se trabaja mejor que ayer pero peor que mañana”.

4. Reinvertir es clave para el crecimiento

Mientras en muchas partes es normal que una empresa empiece a repartir dividendos entre sus socios en tanto empieza a dar utilidades y se destina poco a reinvertir en ella (en el caso que quede algo), una de las razones por las cuales las empresas japonesas constituyen grandes motores de la economía es porque la prioridad, especialmente durante los primeros años de haberse puesto en marcha, es reinvertir en la compañía con el fin de consolidarla y fortalecerla.

De modo que con el fin de lograr este propósito es posible que los fundadores de una compañía no perciban beneficios importantes hasta tanto no logre tener una suficiente estabilidad, y garantice a futuro una cierta sostenibilidad que le permita generar importantes beneficios de forma periódica. Lo anterior aunque puede llevar tiempo e implica hacer sacrificios dentro del corto plazo, en el mediano o largo plazo puede ser muy beneficioso tanto para la empresa como para sus socios.

5. La limpieza y el orden son fundamentales

Cuando se trata de mejorar la productividad y la motivación, la limpieza y el orden pueden tener un impacto mucho más significativo del que a simple vista alcanzamos a observar.

Teniendo en cuenta el efecto que un lugar de trabajo agradable puede tener en los empleados, las empresas japonesas no sólo se preocupan por hacer esto realidad, sino que además se obsesionan con ello a tal punto que lo hacen parte de su cultura.

6. Hay que saber diferenciar lo importante de aquello que no lo es tanto

No todo tiene el mismo peso dentro de la productividad ni tampoco dentro de los resultados. Por esta razón dentro de todas las actividades que se llevan a cabo como parte de un oficio, es vital establecer cuáles son aquellas que tienen un mayor peso en los resultados y a las que por tanto hay que destinar una mayor cantidad de tiempo y dedicación, y aquellas que al no ser tan críticas en términos del impacto que generan no se les debería dar más tiempo ni dedicación de la estrictamente necesaria para conseguir un resultado entre aceptable y bueno.

7. La resiliencia es clave

Si hay algo que es evidente en el caso de los japoneses como veíamos al principio, es su capacidad para sobreponerse a las dificultades y hacerle frente a la adversidad. Su caso debe recordarnos que si bien el fracaso y la derrota son cosas que podemos llegar a experimentar, incluso en varias ocasiones, siempre debemos levantarnos y seguir luchando hasta vencer finalmente.

8. Cuando un colectivo comparte los mismos valores y las mismas creencias puede lograr grandes cosas

Una de las razones por las cuales los japoneses han llegado a ser la potencia que son (aún a pesar de las dificultades que han experimentado a lo largo de su historia), es porque la mayoría comparte los mismos valores y creencias en relación a la vida y al trabajo. Aplicado a una empresa por ejemplo, esto quiere decir que en la medida que los valores de los empleados se ajusten más a los de la empresa y a su cultura, es mucho más probable que como colectivo esta logre tener éxitos y triunfos importantes, incluso a pesar de las dificultades por las que pueda atravesar.

En conclusión

Por más difíciles que sean las circunstancias y las situaciones a las que nos enfrentemos, siempre es posible triunfar y sobreponerse a lo imposible. Casos como el de Japón o de tantas personas que a menudo deben lidiar contra la adversidad, así lo demuestran. Por esa razón nunca podemos dejar de aprender de su visión y de su inspirador modo de ver la vida en tanto que son muchas las lecciones que pueden enseñarnos en diferentes aspectos.

8 Cosas que atentan contra tu marca personal.

Lejos de ser algo nuevo o exclusivo de cierto tipo de profesionales como a menudo lo vemos en el caso de los que trabajan de forma independiente, el concepto de marca personal aplica para todo tipo de personas y existe desde mucho antes que internet y las redes sociales hicieran su aparición.

Aún cuando las nuevas tecnologías han hecho que este tema cobre una relevancia mucho mayor de la que podía tener en otros tiempos antes de que estas asumieran el importante papel que han ido adquiriendo en los últimos años, el término va más allá de desarrollar una presencia online y de apalancarse en herramientas digitales para construir un perfil profesional que hable bien de nosotros. 

Si bien el entorno digital evidentemente ha entrado a ser parte de ese mundo que nos permite influir en la percepción que otros tienen de lo que somos profesionalmente y también como personas, no podemos reducir la marca personal a lo que hacemos en pro de ello dentro del ámbito online (contar con una página web, blog o crear un perfil en LinkedIn por ejemplo), como tampoco podemos dejar que esta sea producto únicamente de las interacciones y de la imagen que otros pueden hacerse de nosotros al ver la forma como vestimos, el modo en que nos comportamos o la forma como trabajamos. 

De modo que al igual que sucede con cualquier marca, la construcción de una marca personal exitosa es el resultado de brindar importancia a cada punto de contacto. Esto involucra desde lo que podríamos considerar más básico (pero no por ello menos importante) como lo son las relaciones que tenemos con los demás, el profesionalismo con que realizamos nuestras tareas o la pulcritud con que vestimos, hasta aspectos relacionados con nuestra presencia online. 

Lógicamente dependiendo el alcance y lo lejos que queramos llevar esto, asimismo podemos dedicar un mayor o menor esfuerzo a la construcción de la marca personal e invertir en ella el tiempo y el dinero que consideremos necesario para consolidarla bien sea haciendo que cubra todos los frentes posibles o solo aquellos que consideremos más críticos.

No obstante aun cuando desarrollar la marca personal no sea parte de nuestras prioridades, gústenos o no en alguna medida lo deberemos hacer para evitar causar una mala impresión. De esta manera así sea por razones tan sencillas como esta, debemos cuidar de ella y evitar cometer errores que por acción u omisión la pongan en riesgo. Las siguientes por ejemplo son 8 cosas que pueden afectarla y atentar contra ella: 

1. No marcarse objetivos claros en relación a su marca personal

Aún cuando solo fuera hacer lo necesario para no causar una mala impresión o enviar un mal mensaje, es necesario marcarse objetivos en relación a su marca personal. Bien sea que desee a través de ello conseguir acceder a mejores oportunidades a nivel laboral, empezar a trabajar su imagen en caso que trabaje como empleado pero desee crear su propia empresa e independizarse en algún momento, o usar la marca personal como una extensión de la marca de su negocio y como una estrategia de relaciones públicas, es importante plantearse objetivos en relación a su marca personal para determinar exactamente qué es lo que pretende lograr por medio de ella y saber cuál es el alcance y hasta dónde quiere llegar en la construcción de esta.

2. Descuidar la imagen personal

La forma como vestimos, la manera como tratamos a los demás y el cuidado de nuestro aspecto habla mucho de nosotros. Es por eso que en relación a esto cuidar los modales y al tiempo la apariencia física sin descuidar por supuesto los valores y nuestra integridad como personas, resulta vital para la construcción de nuestra propia marca. 

3. No diferenciarse

En un entorno tan competitivo sin lugar a dudas este es uno de los principales aspectos que pueden atentar contra la marca personal. Teniendo en cuenta que saber cómo se están “vendiendo” otras personas que desempeñan tareas u oficios similares es fundamental para buscar posicionarse de una forma diferente, no sólo hay que hacer el ejercicio de buscar en internet y en redes sociales como LinkedIn cómo se promueven otras personas que profesionalmente desempeñan actividades similares a la nuestra, sino que también en relación a esto es clave el autoconocimiento y el saber muy bien cuáles son nuestras fortalezas. Así podemos construir nuestra marca alrededor de ellas y enfocarnos en aquellas cosas donde podemos marcar la diferencia una vez hacemos la tarea de investigar los perfiles de otras personas en la web. 

4. No cuidar la marca personal en los frentes digitales

Cuidar la marca en los frentes digitales implica ser muy cuidadoso con la información que por ejemplo publicamos en nuestras redes sociales y ser conscientes de que cada actualización que hagamos en estos espacios habla de nosotros. No obstante también esto abarca cosas como el diseño en caso de que creemos un blog o página (el cual por supuesto deberá lucir profesional y causar una buena impresión), el mantener una coherencia visual entre los perfiles sociales y nuestro sitio web (en caso que lo tengamos), o el mantener actualizando con contenido interesante cada una de las redes sociales en las que estamos presentes y por supuesto, en el caso que hayamos decidido crearlo, nuestro blog. 

También en relación a esto es clave tener bien diligenciados cada uno de los perfiles que tengamos en redes sociales y llenar cada uno de los campos con información detallada para que cualquier persona que desee conocer más sobre nosotros la pueda consultar. 

5. Promoverse como un experto o gurú

Aún cuando cuente con mucha experiencia desempeñando una actividad u oficio, es mejor que esto lo digan otras personas en sus recomendaciones de LinkedIn o a modo de testimonial en su página en lugar que sea usted quien lo haga. Al final quien le otorga este status debe ser la gente como resultado de su trabajo y de construir una reputación online a través de su blog y sus redes sociales, no de que sea usted quien lo diga. 

6. No invertir en ella

Si bien no en todos los casos deberá contratar un asesor de imagen o diseñar un logo y una identidad para su marca personal en tanto ello dependerá de sus objetivos y del alcance que le quiera dar a esto, desarrollarla, así sea en un nivel básico, requiere invertir en verse bien, pero también en expandir su red de contactos asistiendo a eventos o invirtiendo algo de tiempo en LinkedIn (además de estarse capacitando y actualizando con frecuencia). 

7. Mostrar falta de coherencia

Uno de los inconvenientes de promoverse como un experto, volviendo sobre uno de los puntos que tratábamos, es que puede crear grandes expectativas. Por esa razón más importante que todas las credenciales y todos los logros que pueda subrayar dentro de su carrera, es preocuparse por demostrar en cada cosa que hace su profesionalismo. Recuerde que al final no se trata tanto de lo que dice sino de lo que hace. De modo que más que preocuparse por transmitir una maravillosa imagen de su perfil profesional a través de LinkedIn o de su página web, enfóquese siempre en exceder las expectativas que la gente pueda hacerse en  relación a usted. 

8. No actualizarse

Aunque ya hicimos referencia a esto, el actualizarse constantemente, aún cuando crea haber llegado a la cumbre del conocimiento, siempre puede aportarle cosas nuevas y ayudarle a ver las cosas desde diferentes ángulos. Con esto en mente no solo debe preocuparse por realizar cursos o asistir a conferencias relacionados con cualquiera sea la actividad a la que se dedique. También el leer libros, publicaciones de carácter informativo o blogs relacionados o no con lo que hace con cierta frecuencia, pueden ayudarle a lograr este objetivo y hacer de usted una persona capaz de entablar una conversación alrededor de cualquier tema y no solo de aquel que más domina porque casualmente está relacionado con su actividad. Lo anterior es algo que con total seguridad, sumará puntos a su marca personal. 

En conclusión

Aún cuando internet y las redes sociales jueguen hoy un papel destacado en la construcción de la marca personal y puedan influir de gran forma sobre la percepción que podemos tener de algo o alguien, no podemos descuidar otros elementos que aunque podrían considerarse más bien básicos o elementales dentro de este proceso, son tan o más importantes aún que aquellos que la tecnología nos puede aportar en este sentido. Por tanto para construir una marca personal exitosa no podemos dejar estos de lado, como tampoco podemos descartar dentro del proceso la tecnología.

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